唐田镇“三个关键”做好文件收发管理工作

一是收文要“细”。对收文簿进行细化，按照对上级来文的各个部门门进行分类，每个类别按照文件性质的不同分为正式文件、便函、信息简报等，同时对上级来文的秘密文件进行单独收文，严格登记阅览记录和复印记录，方便保密工作开展。对文件登记和传阅进行细化，文件收到后，按照文件类别和收文顺序号，在纸质登记簿和电子收文夹中同步登记，给每个文件编上唯一的收文编号，做到信息准确、查阅方便。规范文件登记格式，同步打印文件处理标签，认真填写具体内容，让领导通过浏览文件事由即可获得文件的主要信息，方便拟出批示意见。

二是传阅要“快”。高效的行动是文件收发的核心。文件处理《文件阅批单》填好并认真核对后，确保核心内容没有遗漏且语句通顺、没有错别字，第一时间传给主要领导进行批示。如果是急件，同步复印一份送达相关部门及早进行准备，避免延误工作。文件批出来，第一时间送达分管领导进行阅办，并将阅办意见及原文件或复印件及时送达相关部门]负责人进行办理。如果遇到相关领导或部门]负责人请假或公务外出，则通过电话进行及时传达，切实做到不拖延、不误事。为加强对文件的跟踪管理，文件流转的每个环节都做到有接收签字、有阅办记录，确保清晰掌握每一类、每一个文件传达的对象、范围、途径和日期，做到收发零差错、文件不失控、工作不延误。

归档做到“全”。文件及时归档，既节省办公空间，又能够防止文件丢失。对未被及时返回的文件，收文员把握好文件办结时间，及时向承办人收回原文件，努力做到-件不落、全部归档。同时，对借出的文件进行登记，明确文件的去向，保证文件不在借阅环节流失。为实现档案长期安全保存，档案员每年都对上一年收发文进行进一步规范整理， 并做好保管工作。同时，对那些不需归档的文件和材料，按规定进行统一销毁，不擅自处理和当废纸出售，切实做好保密工作。